Três itens que você pode precisar ao realizar um grande evento

Para realizar um grande evento é necessário pensar como será o planejamento de comunicação visual dele.

Tudo precisa estar de acordo com o que o cliente almeja, pois, uma cerimônia feita corretamente pode gerar prestígio, reconhecimento e credibilidade, tanto ao contratante como para quem organizou.

O evento, além de lembrar comemorações, também pode ter o significado de espalhar conhecimento.

Ele pode ser um simpósio, palestra, workshop, congresso, entre outros, tornando-se polo de professores, alunos ou especialistas, que buscam aperfeiçoamento em suas áreas específicas.

Portanto, as duas características básicas para montar um evento são: planejamento e organização, pois com esses atributos a caracterização do projeto será bem estruturada e pensada.

Outro ponto importante é se atentar aos procedimentos que envolvem toda a produção do evento: placas de sinalização, recepcionista, buffet, serviço de segurança, equipe de limpeza e outros detalhes para um funcionamento efetivo e sem, ou com mínimos, imprevistos.

Planejando a desenvoltura do evento

Planejamento e organização são fundamentais na hora de realizar qualquer atividade, principalmente, um evento. Confira alguns passos.

Em primeiro lugar é preciso saber, ou escolher, a temática do evento, pois ele será a base de seu desenvolvimento.

Exemplificando, se for uma festa de debutante, a decoração de festa de 15 anos precisa estar de acordo com a ocasião. No entanto, dependendo do tipo de evento, a temática pode atrair patrocinadores e um público significativo.

Conhecer o público é fundamental para entender o que pode ser atrativo ou não, ou seja, pensar no que seria interessante para eles.

Outro ponto que tem que ser relevante é escolher o local onde será feito o evento, qual a melhor data e horário.

Atentando-se se o dia escolhido não é próximo de feriados, finais de semana ou, até mesmo, coincidir com datas de outros eventos, porque isso pode ser determinante para o insucesso do evento.

Entretanto, há cerimônias que são ótimas para o final de semana como, por exemplo, os simpósios.

Por isso, é imprescindível saber como é o público para que, além da data mais assertiva, também possa ser feito um cronograma estabelecendo os horários de cada atração/programação.

O local também precisa ser bem preparado porque o público pode ser diversificado. Alguns fatores a serem levados em consideração são:

• Acessibilidade;

• Mobilidade;

• Conforto;

• Segurança.

Além desses quatro pontos, verifique se o lugar é amplo para receber a quantidade estimada do público, se a acústica está funcionando e se a temperatura está adequada para todos.

Cheque as saídas de segurança e extintores de incêndios para garantir a segurança do público e de todos que participarem do evento.

A equipe é fundamental aos detalhes do processo do evento

Para assegurar todos os procedimentos e etapas de um evento é preciso contar com a ajuda de uma equipe que atenda às demandas necessárias.

A equipe precisa ser composta de pessoas responsáveis, comprometidas e confiáveis, ou seja, se, em uma urgência, faltar um Guardanapo decorado de papel a equipe se organizará para resolver o problema.

O ideal é formar um grupo de perfis distintos e delegar funções dentro de cada perfil e do evento.

Outro fator que precisa ser verificado, e delegado à equipe, são os gastos necessários na produção do evento como: água, luz, sistema de som, internet, locação do espaço, entre outros.

A Placa de interditado também é uma ótima opção para evitar acidentes em determinados locais.

Contudo, também, é preciso levar em consideração os gastos adicionais que podem ser reduzidos ou cortados.

Após colocar todos os possíveis gastos em uma planilha é hora de definir o orçamento.

Nesse ponto será necessário verificar a disponibilidade de investimento e definir o custeio da entrada do evento (gratuito ou não). Estabelecer o custo de cada item é a melhor solução para minimizar infortúnios.

Procure fornecedores confiáveis e que agreguem melhor custo-benefício para o evento, sempre pedindo prazos de entrega. Uma dica, pode-se pedir desconto em produtos de maior quantidade.

Crie, junto com o grupo, uma estratégia de divulgação para seu evento. Isso pode ser feito através de e-mail marketing, redes sociais e outras formas de divulgação.

Teste todos os equipamentos antes do evento começar como: microfones, caixas de som, internet, projetor e todo o aparato necessário.

Aproveite para olhar a decoração do local, se a fabrica de letras caixa entregara o pedido a tempo do evento, mesas ou cadeiras, números de convidados, etc., é preciso checar tudo.

Não faça nada sozinho, isso sobrecarregaria e atrasaria todo o evento.

O ideal é sempre contar com o auxílio da equipe, delegando funções e supervisionando o andamento do serviço. Assim, o evento terá absoluto sucesso.